Nội Dung
Hiểu đúng counter, định mức miễn phí và phí vượt giúp doanh nghiệp
kiểm soát chi phí thuê máy photocopy mỗi tháng chính xác hơn,
tránh sai lệch khi đối soát và thanh toán.
1
Chốt counter
Lấy chỉ số cuối kỳ trừ chỉ số đầu kỳ để xác định số trang in và copy
đã sử dụng trong tháng.
2
Trừ định mức
Số trang nằm trong định mức đã được bao gồm trong phí thuê cố định,
chỉ phần vượt mới tính thêm.
3
Tính tổng chi phí
Tổng thanh toán bằng phí thuê cố định cộng phí trang vượt, VAT
và dịch vụ phát sinh hợp lệ nếu có.
Khi sử dụng
dịch vụ cho thuê máy photocopy
,
khách hàng thường đăng ký một gói có phí cố định và định mức số trang
được sử dụng mỗi tháng. Định mức có thể được tính chung hoặc tách riêng
giữa trang trắng đen và trang màu.
Trước khi tính chi phí, Anh/Chị nên xem bài
counter máy photocopy là gì
để hiểu cách máy ghi nhận sản lượng in, copy và cách chốt chỉ số đầu kỳ,
cuối kỳ trong quá trình thuê.
1. Tiền thuê máy photocopy gồm những khoản nào?
Một bảng đối soát chi phí thuê máy photocopy rõ ràng thường gồm
năm nhóm thông tin dưới đây.
| Khoản chi phí | Nội dung | Cách kiểm tra |
|---|---|---|
| Phí thuê cố định | Khoản phí trả hằng tháng để sử dụng máy, phụ kiện và các dịch vụ được ghi trong hợp đồng. |
Đối chiếu báo giá, hợp đồng hoặc phụ lục đang có hiệu lực. |
| Định mức miễn phí | Số trang in và copy đã được bao gồm trong phí thuê cố định. | Kiểm tra định mức trắng đen, màu và cách quy đổi khổ giấy. |
| Phí vượt trắng đen | Phí tính cho từng trang trắng đen sử dụng vượt định mức. | Số trang vượt trắng đen nhân đơn giá tương ứng. |
| Phí vượt màu | Phí tính cho từng trang màu sử dụng vượt định mức màu. | Tách counter màu và nhân với đơn giá trang màu. |
| VAT và dịch vụ thêm | Thuế VAT hoặc hạng mục ngoài phạm vi hợp đồng nếu phát sinh. | Phải có chứng từ, báo giá hoặc xác nhận của hai bên. |
Lưu ý: giấy in thường do khách hàng chuẩn bị.
Mực, vật tư, linh kiện, công bảo trì và sửa chữa có được bao gồm
hay không phải căn cứ vào hợp đồng của từng gói thuê.
2. Công thức tính tiền thuê máy photocopy theo counter
Bước 1: Tính sản lượng sử dụng trong kỳ
Số trang sử dụng = Counter cuối kỳ − Counter đầu kỳ
Nên lưu ảnh hoặc phiếu counter tại cả hai thời điểm.
Ví dụ counter đầu tháng là 125.000, counter cuối tháng
là 132.200.
Số trang sử dụng trong tháng:
132.200 − 125.000 = 7.200 trang.
Đối với dòng Ricoh IM Series, Anh/Chị có thể thực hiện theo
hướng dẫn in counter Ricoh IM
để lấy phiếu tổng sản lượng và gửi cho bộ phận kế toán đối soát.
Bước 2: Xác định số trang vượt định mức
Số trang vượt = Số trang sử dụng − Định mức đã bao gồm
Nếu số trang sử dụng thấp hơn hoặc bằng định mức thì số trang vượt
được tính bằng 0.
Bước 3: Tính phí vượt
Phí vượt = Số trang vượt × Đơn giá mỗi trang
Bước 4: Tính tổng tiền thanh toán
Tổng tiền = Phí thuê cố định + Phí vượt + Thuế và dịch vụ thêm
Nếu doanh nghiệp không sử dụng vượt định mức và không có dịch vụ
ngoài hợp đồng, số tiền trước thuế thường bằng phí thuê cố định.
3. Ví dụ tính tiền thuê máy photocopy trắng đen
Ví dụ minh họa cho gói máy trắng đen
- Phí thuê cố định: 1.000.000 đồng/tháng.
- Định mức đã bao gồm: 5.000 trang/tháng.
- Đơn giá vượt: 130 đồng/trang.
- Sản lượng thực tế: 7.200 trang.
7.200 − 5.000 = 2.200 trang
2.200 × 130 = 286.000 đồng
1.000.000 đồng
Tổng chi phí trước thuế
+
286.000
1.286.000 đồng
Các mức phí trong ví dụ chỉ dùng để minh họa công thức.
Báo giá thực tế phụ thuộc model, công suất, địa điểm lắp đặt,
sản lượng và điều kiện dịch vụ của từng hợp đồng.
4. Ví dụ tính tiền thuê máy photocopy màu
Máy photocopy màu thường có counter trắng đen và counter màu riêng.
Hai sản lượng phải được tách riêng vì đơn giá trang màu cao hơn trang
trắng đen.
Ví dụ minh họa cho gói máy photocopy màu
- Phí thuê cố định: 1.500.000 đồng/tháng.
- Miễn phí: 3.000 trang trắng đen.
- Miễn phí: 2.000 trang màu.
- Vượt trắng đen: 200 đồng/trang.
- Vượt màu: 1.100 đồng/trang.
- Thực tế: 4.200 trang trắng đen và 2.350 trang màu.
4.200 − 3.000 = 1.200 trang
1.200 × 200 = 240.000 đồng
2.350 − 2.000 = 350 trang
350 × 1.100 = 385.000 đồng
Tổng chi phí trước thuế
+
240.000
+
385.000
2.125.000 đồng
5. Cách tính trang A3, A4 và bản in hai mặt
Khổ giấy
Trang A3 có thể được quy đổi
Một số hợp đồng quy đổi một trang A3 thành hai trang A4 vì
diện tích in A3 lớn gấp đôi A4. Cách quy đổi phải được ghi rõ
trong hợp đồng, không nên tự suy đoán.
In hai mặt
Counter tính theo mặt in
Một tờ giấy được in cả mặt trước và mặt sau thường tạo ra
hai mặt in, do đó có thể được ghi nhận là hai counter.
Scan
Scan thường không tính như bản in
Scan không sử dụng mực và không tạo bản in trên giấy.
Việc theo dõi hoặc tính phí scan, nếu có, phải được quy định riêng.
Trang kỹ thuật
Nên tách bản test của kỹ thuật
Trang test phục vụ sửa chữa, căn chỉnh hoặc bảo trì nên được
ghi nhận riêng để tránh cộng nhầm vào sản lượng của khách hàng.
Trước khi ký hợp đồng, hãy yêu cầu đơn vị cho thuê ghi rõ cách tính
A3, A4, hai mặt, trang màu, trang trắng đen và trang test kỹ thuật.
6. Cách chọn gói thuê máy photocopy phù hợp
Doanh nghiệp nên thống kê sản lượng in và copy trong khoảng hai đến
ba tháng. Sau đó chọn định mức gần với sản lượng trung bình và dự phòng
thêm cho những tháng có nhu cầu cao.
| Nhu cầu | Cấu hình gợi ý | Lưu ý khi chọn gói |
|---|---|---|
| Văn phòng nhỏ | Máy trắng đen khoảng 25–30 trang/phút. | Chọn định mức vừa phải, tránh trả phí cho công suất không sử dụng. |
| Văn phòng nhiều phòng ban | Máy 35–50 trang/phút, khay nạp bản gốc và scan mạng. | Cần kiểm tra số người dùng, dung lượng file và nhu cầu scan. |
| Kho, xưởng, trường học | Máy tốc độ cao, khay giấy lớn và độ bền tốt. | Ưu tiên khả năng đáp ứng sản lượng cao và máy thay thế. |
| Phòng marketing, thiết kế | Máy photocopy màu A3, scan màu và in hai mặt. | Phải tách rõ định mức màu và trắng đen. |
Với doanh nghiệp xây dựng, bất động sản hoặc đơn vị thường xuyên xử lý
hồ sơ khổ A3, có thể tham khảo thêm giải pháp
Thuê máy photocopy cho nhà thầu và công ty xây dựng
.
7. Quy trình đối soát counter minh bạch mỗi tháng
1
Chốt đúng ngày
Chọn một ngày cố định mỗi tháng để hạn chế sai lệch kỳ tính.
2
Lưu bằng chứng
Chụp màn hình counter hoặc in phiếu tổng sản lượng từ máy.
3
Lập bảng tính
Ghi counter đầu kỳ, cuối kỳ, định mức và số trang vượt.
4
Xác nhận hai bên
Gửi bảng đối soát trước khi lập hóa đơn hoặc thu tiền.
- Ghi rõ model, mã tài sản hoặc số serial của máy.
- Ghi địa điểm và phòng ban đang sử dụng máy.
- Tách counter trắng đen và màu đối với máy màu.
- Ghi số trang test nếu kỹ thuật vừa bảo trì hoặc sửa chữa.
- Đính kèm ảnh counter đầu kỳ và cuối kỳ.
- Áp dụng đúng định mức và đơn giá trong hợp đồng.
- Gửi bảng đối soát cho khách hàng kiểm tra.
8. Những nội dung cần kiểm tra trong hợp đồng thuê máy
Thông tin máy
Model, tốc độ, chức năng in, copy, scan, khay giấy,
khay nạp bản gốc và phụ kiện đi kèm.
Chi phí và định mức
Phí thuê cố định, định mức trắng đen, định mức màu,
đơn giá vượt và cách tính khổ A3.
Phạm vi kỹ thuật
Mực, vật tư, linh kiện, bảo trì, sửa chữa và điều kiện
cung cấp máy thay thế.
Thanh toán và hóa đơn
Kỳ thanh toán, VAT, hình thức xuất hóa đơn, chốt counter
và thủ tục xác nhận công nợ.
Không nên cộng thêm chi phí khi chưa có căn cứ
- Phụ phí không có trong hợp đồng hoặc phụ lục.
- Phí vượt khi chưa xác định được counter đầu kỳ và cuối kỳ.
- Chi phí sửa chữa nằm trong phạm vi bảo trì trọn gói.
- Vật tư đã được ghi rõ là bao gồm trong phí thuê.
- Chi phí phát sinh chưa được khách hàng xác nhận.
Khách hàng đang sở hữu máy riêng thay vì thuê có thể xem
Dịch vụ bảo trì máy photocopy tận nơi
Hoặc
Dịch vụ sửa máy photocopy
để so sánh với chi phí thuê trọn gói.
9. Model đời mới và liên kết trong silo cho thuê máy photocopy
Model có trang sản phẩm
Các dòng máy cho thuê đang có liên kết trực tiếp
Danh sách dưới đây sử dụng link sản phẩm cụ thể trên website Mai Hoàng,
giúp khách hàng xem đúng model thay vì dẫn chung về danh mục.
Ricoh IM C Series
Dòng máy đa chức năng màu dành cho văn phòng cần chất lượng màu,
scan nhanh và khả năng xử lý tài liệu chuyên nghiệp.
Ricoh IM Series trắng đen
Các model Ricoh trắng đen phù hợp nhiều mức sản lượng,
từ văn phòng vừa đến môi trường cần tốc độ cao.
Toshiba e-STUDIO 25AC Series
Dòng máy photocopy màu A3 phù hợp văn phòng,
phòng marketing và doanh nghiệp cần in màu thường xuyên.
Toshiba e-STUDIO 27AC Series
Dòng máy màu tốc độ cao, phù hợp doanh nghiệp có sản lượng lớn
và cần xử lý tài liệu màu liên tục.
Toshiba e-STUDIO 9029A
Dòng máy trắng đen tốc độ cao dành cho trường học,
bệnh viện, kho xưởng và doanh nghiệp có sản lượng lớn.
Ricoh Aficio MP W5100
Giải pháp in, copy và scan bản vẽ khổ lớn dành cho
xây dựng, thiết kế, kiến trúc và kỹ thuật.
Tiếp tục tìm hiểu trước khi thuê máy
Các nội dung được sắp xếp từ trang dịch vụ đến hướng dẫn sử dụng
và hỗ trợ kỹ thuật.
Bảng giá và dịch vụ thuê máy
Trang trụ chính của cụm cho thuê máy photocopy.
Counter máy photocopy là gì?
Cách đọc và chốt chỉ số đầu kỳ, cuối kỳ.
In counter Ricoh IM Series
Hướng dẫn lấy phiếu counter trực tiếp trên máy Ricoh.
Hỗ trợ kỹ thuật máy photocopy
Tổng hợp hướng dẫn vận hành và khắc phục lỗi.
Bảo trì máy photocopy tận nơi
Giải pháp dành cho doanh nghiệp đang sở hữu máy.
Sửa chữa máy photocopy
Kiểm tra và xử lý sự cố máy Ricoh, Toshiba.
10. Dịch vụ cho thuê máy photocopy theo khu vực
Đối với doanh nghiệp có chi nhánh tại nhiều tỉnh, có thể tham khảo
cho thuê máy photocopy Miền Tây
Và các trang dịch vụ địa phương dưới đây.
11. Câu hỏi thường gặp về cách tính tiền thuê máy
Thuê máy photocopy có phải trả thêm tiền mực không?
Điều này phụ thuộc hợp đồng. Trong gói thuê trọn gói,
mực thường được bao gồm, nhưng khách hàng cần kiểm tra rõ
phạm vi mực, vật tư và linh kiện trước khi ký.
Scan tài liệu có bị tính counter không?
Scan không tạo bản in trên giấy nên thường không tính chung
với counter in và copy. Mọi cách tính khác phải được ghi rõ
trong hợp đồng.
Sử dụng thấp hơn định mức có được trừ tiền không?
Phí thuê cố định thường không giảm khi sử dụng thấp hơn
định mức. Phần sản lượng chưa dùng cũng thường không được
chuyển sang tháng sau, trừ khi hợp đồng có thỏa thuận riêng.
Một tờ giấy in hai mặt được tính bao nhiêu counter?
Counter thường tính theo mặt in. Một tờ giấy in cả hai mặt
thường được ghi nhận thành hai mặt in.
Counter đầu kỳ hoặc cuối kỳ bị sai thì xử lý thế nào?
Hai bên nên kiểm tra ảnh counter, phiếu bàn giao, bảng đối soát
tháng trước và lịch sử kỹ thuật. Không nên tính phí vượt khi
chưa xác định được số liệu đáng tin cậy.
Máy màu có cần tách counter màu và trắng đen không?
Có. Counter màu và trắng đen nên được tách riêng vì định mức
và đơn giá vượt của hai loại bản in khác nhau.
Cần tư vấn gói thuê theo sản lượng thực tế?
Hãy cung cấp số người sử dụng, sản lượng dự kiến, nhu cầu in màu
hoặc trắng đen và địa điểm lắp đặt. Mai Hoàng sẽ đề xuất cấu hình máy,
định mức và phương án tính phí phù hợp.
Hướng Dẫn In Counter Máy Photocopy Ricoh IM Series Chi Tiết
Cho Thuê Máy Photocopy Theo Tháng Cho Doanh Nghiệp