Counter Máy Photocopy Là Gì? Cách Chốt Chỉ Số Đầu Kỳ – Cuối Kỳ Khi Thuê Máy

Counter là chỉ số dùng để tính sản lượng in/copy của máy photocopy. Khi thuê máy, việc ghi nhận counter rõ ràng giúp khách hàng
và đơn vị cho thuê đối soát minh bạch, tránh tranh cãi về số trang miễn phí, trang vượt và chi phí phát sinh.

Xem dịch vụ cho thuê máy photocopy
Gọi 0375 106 106

Counter máy photocopy là gì?

Counter máy photocopy là chỉ số đếm tổng số trang máy đã in hoặc copy. Tùy model, máy có thể tách counter
trắng đen, counter màu, counter khổ lớn, counter scan hoặc counter theo từng người dùng.

Hiểu đơn giản: Counter giống như đồng hồ công-tơ-mét của xe. Khi thuê máy, chỉ số đầu kỳ và cuối kỳ là căn cứ
để tính sản lượng sử dụng trong tháng.

Các loại counter cần kiểm tra khi thuê máy photocopy

B/W

Counter trắng đen

Dùng để tính số trang in/copy trắng đen trong kỳ. Đây là chỉ số phổ biến nhất trong hợp đồng thuê máy.

Color

Counter màu

Dùng cho máy photocopy màu. Cần tách rõ trang màu và trắng đen vì đơn giá vượt khác nhau.

Scan

Counter scan

Scan thường không tính phí như in/copy, nhưng vẫn nên ghi nhận để đánh giá tải công việc của máy.

Với máy photocopy màu, nên xem thêm
dịch vụ cho thuê máy photocopy màu
để hiểu cách tách định mức màu và trắng đen.

Cách tính phí thuê máy photocopy theo counter

Công thức cơ bản

Tổng phí tháng = Phí thuê cố định + Số trang vượt × Đơn giá vượt + Phí ngoài phạm vi hợp đồng.

Hạng mục	Cách hiểu	Ví dụ
Counter đầu kỳ	Chỉ số ghi nhận khi bắt đầu kỳ thuê hoặc đầu tháng.	125.000
Counter cuối kỳ	Chỉ số ghi nhận khi kết thúc kỳ thuê hoặc cuối tháng.	132.500
Sản lượng sử dụng	Counter cuối kỳ trừ counter đầu kỳ.	132.500 – 125.000 = 7.500 trang
Định mức miễn phí	Số trang đã bao gồm trong gói thuê.	5.000 trang/tháng
Số trang vượt	Sản lượng sử dụng trừ định mức miễn phí.	7.500 – 5.000 = 2.500 trang vượt

Quy trình chốt counter đầu kỳ – cuối kỳ chuyên nghiệp

Ghi model, serial và vị trí đặt máy: tránh nhầm giữa nhiều máy trong cùng công ty.
Chụp màn hình counter trên máy: nên có ảnh rõ ngày giờ hoặc người xác nhận.
Tách counter trắng đen và màu: đặc biệt quan trọng với máy màu A3.
Ghi counter vào biên bản: có chữ ký kỹ thuật và đại diện khách hàng.
Lưu ảnh và biên bản: dùng để đối soát cuối tháng hoặc khi có tranh chấp.
Chốt cuối kỳ đúng ngày: hạn chế lệch ngày gây sai sản lượng thực tế.

Lưu ý: Không nên chỉ chốt counter qua tin nhắn miệng. Nên có ảnh, ngày giờ, tên máy và người xác nhận.

Mẫu thông tin cần có trong biên bản counter

Thông tin	Nội dung cần ghi	Mục đích
Khách hàng	Tên công ty, địa chỉ lắp đặt, người phụ trách.	Xác định đúng điểm sử dụng máy.
Thiết bị	Hãng, model, serial, mã máy nội bộ nếu có.	Tránh nhầm máy.
Counter đầu kỳ	Trắng đen, màu, scan nếu cần.	Làm mốc tính sản lượng.
Counter cuối kỳ	Chụp và ghi chỉ số vào ngày chốt.	Làm căn cứ tính phí.
Xác nhận	Chữ ký hoặc xác nhận của hai bên.	Minh bạch khi đối soát.

Các lỗi thường gặp khi đối soát counter

Không chụp ảnh đầu kỳ

Khi cuối tháng phát sinh vượt trang, hai bên khó xác định mốc bắt đầu chính xác.

Nhầm counter màu và trắng đen

Máy màu cần tách chỉ số vì đơn giá vượt màu thường cao hơn trắng đen.

Chốt lệch ngày

Chốt trễ hoặc sớm nhiều ngày sẽ làm sản lượng tháng bị sai lệch.

Nếu doanh nghiệp đang cân nhắc giữa mua và thuê, có thể xem thêm
bài so sánh mua hay thuê máy photocopy
để tính đúng tổng chi phí vận hành.

Câu hỏi thường gặp về counter máy photocopy

Counter có tính cả scan không?

Tùy hợp đồng. Thông thường chi phí thuê tính theo in và copy; scan có thể được ghi nhận để đánh giá tải máy nhưng không nhất thiết tính phí.

Máy photocopy màu có một hay nhiều counter?

Máy màu thường có nhiều chỉ số như trắng đen, màu, tổng, scan hoặc counter theo khổ giấy. Khi thuê cần tách chỉ số để đối soát đúng.

Không chốt counter đầu kỳ thì xử lý sao?

Cần kiểm tra lịch sử, ảnh bàn giao, báo cáo máy hoặc thống nhất lại mốc tính giữa hai bên. Từ kỳ sau nên chụp và ký xác nhận đầy đủ.

Counter vượt định mức có bắt buộc thanh toán không?

Nếu hợp đồng đã ghi định mức và đơn giá vượt, số trang vượt sau khi đối soát là căn cứ thanh toán. Vì vậy hợp đồng phải rõ ngay từ đầu.

Video hướng dẫn

Hướng dẫn xem và in counter Ricoh, Toshiba

Khách hàng có thể tự kiểm tra chỉ số counter trước khi đối soát cuối tháng.
Khi gửi counter cho Mai Hoàng, nên chụp rõ màn hình chỉ số, model máy, ngày chốt và người xác nhận.