Máy photocopy văn phòng nên mua hay thuê – Lợi ích của 2 giải pháp

Doanh nghiệp của bạn phải thường xuyên sử dụng sử dụng máy in, máy photocopy trong công việc? Bạn không muốn photo tài liệu ở ngoài? Nhưng ngân sách của công ty không đủ để bạn đầu tư một khoản để mua máy  chính hãng tốt nhất?

Cùng chuyên gia của chúng tôi đi tìm câu trả lời cho câu hỏi mà nhiều chủ doanh nghiệp đang băn khoăn: Nên mua hay thuê máy photocopy?

Mua máy

Máy photocopy là một thiết bị thiết yếu của các văn phòng. Hầu như ở mọi văn phòng đều có một chiếc máy giúp sao chép, in ấn, scan tài liệu, Word, PDF, Excel,…

Nếu doanh nghiệp của bạn có nhu cầu sử dụng máy photocopy lâu dài, sử dụng máy thường xuyên và in nhiều bản sao, đầu tư một chiếc máy photocopy là hoàn toàn hợp lý. Bạn sẽ được hoàn toàn sở hữu thiết bị mà không có bất cứ ràng buộc nào bởi nó là tài sản của bạn.

Hiện nay, trên thị trường, giá của máy photocopy khác nhau tùy theo từng loại máy, với những hiệu năng khác nhau. Đầu tư  một chiếc máy photocopy giá cao bạn sẽ có một chiếc máy với nhiều tính năng tốt giúp tiết kiệm thời gian và giải quyết hiệu quả công việc.

Bạn muốn tìm mua một máy photocopy mới chính hãng? Công Ty Cổ Phần Thiết Bị Văn Phòng Mai Hoàng chuyên bán  mới chính hãng của tất cả các dòng máy mới nhất hiện nay, hàng linh kiện nguyên từ hãng sản xuất, được chứng nhận nguồn gốc, chứng nhận chất lượng.

Tuy nhiên, giống như điện thoại, máy tính và những thiết bị điện tử khác, máy photocopy cũng mất giá trị chỉ trong thời gian ngắn. Bạn bỏ rất nhiều tiền để đầu tư một chiếc máy cao cấp đắt tiền nhưng khi không cần sử dụng nữa thì không thể bán lại với giá trị cao. Đây là lý do bạn cần phải cân nhắc về nhu cầu cũng như thời gian sử dụng máy photocopy có lâu dài hay không.

Dịch vụ cho thuê máy

Nếu bạn không có nhiều tiền để đầu tư một chiếc máy mới thì dịch vụ cho thuê máy photocopy chính là giải pháp lý tưởng cho những văn phòng quy mô lớn nhỏ, đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp của bạn. Dịch vụ này đang ngày càng phổ biến, được rất nhiều doanh nghiệp trên cả nước sử dụng.

Với dịch vụ cho thuê máy photocopy, bạn chỉ cần bỏ ra một khoảng tiền nhỏ hàng tháng để có thể sử dụng một chiếc máy photocopy chính hãng tốt nhất. Dịch vụ này rất phù hợp với những doanh nghiệp muốn sở hữu máy móc hiện đại, tốt nhất để phục vụ công việc mà không cần phải bỏ quá nhiều vốn đầu tư. Đặc biệt phù hợp với các công ty, doanh nghiệp, văn phòng start-up hay chủ tiệm photocopy muốn thuê máy về kinh doanh.

Lợi ích khi thuê máy

So với việc mua một chiếc máy mới thì lợi ích mà dịch vụ cho thuê máy photocopy mang lại chắc chắn sẽ khiến bạn ngạc nhiên.

Tiết kiệm chi phí

Nhiều người thường có suy nghĩ rằng đầu tư cho một chiếc máy photocopy mới sẽ tốt hơn là thuê máy khi bạn sẽ sử dụng trong thời gian dài. Nhưng bạn có biết rằng để sở hữu một chiếc máy bạn đã phải bỏ ra một chi phí đầu tư đáng kể. Sau đó, trong quá trình sử dụng, bạn sẽ phải chịu thêm những chi phí phát sinh cũng như xử lý những rủi ro ngoài ý muốn.

Khi sử dụng trong thời gian dài, bạn sẽ phải tính đến chi phí hao mòn vật tư tiêu hao, chi phí bảo trì bảo dưỡng định kỳ (mực toner, trống drum, bột từ, bộ phận sấy fuser,…) chi phí sửa chữa khi máy bị hỏng và nhân viên kỹ thuật.

Với những công ty start-up, doanh nghiệp mới và nhỏ, thuê máy photocopy là lựa chọn thích hợp nhất với số vốn có giới hạn. Bạn có thể tiết kiệm một khoản tiền đầu mua máy mới trong tổng thể dài hạn để đầu tư vào các hạng mục của công ty để phát triển.

Bên cạnh đó đối với những doanh nghiệp công ty lớn yêu cầu vông việc xử lý in ấn tốc độ cao, công suất lớn từ 5000 bản trở lên trong tháng

Được cập nhật công nghệ hiện đại nhất

Nếu mua một chiếc máy để sử dụng tại văn phòng, bạn sẽ phải sử dụng nó mãi và rất khó có cơ hội đổi sang một máy khác hiện đại hơn. Thuê máy photocopy là cách đơn giản nhất để bạn không cần lo lắng đến tình trạng sử dụng sản phẩm lỗi thời do đã sử dụng quá lâu.

Bạn sẽ được sử dụng những dòng máy chính hãng, đảm bảo chất lượng cũng như độ mới của máy. Những máy photocopy với đầy đủ tính năng như sao chụp, in, scan, gửi mail trực tiếp,… giúp hỗ trợ công việc cho doanh nghiệp, nâng cao hiệu suất công việc tốt nhất. Khoảng 2-3 năm sau khi sử dụng, bạn có thể yêu cầu đổi máy và tiếp tục trải nghiệm sử dụng những dòng máy mới nhất, hiện đại nhất.

Dịch vụ bảo trì, sửa chữa và vật tư linh kiện miễn phí trọn gói

Một trong những lợi ích của việc thuê máy photocopy được các doanh nghiệp đánh giá rất cao chính là tất cả các chi phí về máy móc, mực, linh kiện vật tư tiêu hao đều được cung cấp miễn phí.

Nếu thiết bị lỗi kỹ thuật trong quá trình sử dụng, bạn sẽ không phải lo lắng tìm đơn vị sửa chữa nào tốt vì đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ hỗ trợ bạn ngay lập tức. Những kỹ thuật viên được đào tạo bài bản luôn nhiệt tình hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc về máy móc cho khách hàng.

Những điều cần lưu ý khi thuê máy photocopy

 

Để lựa chọn thuê một máy photocopy đáp ứng được đầy đủ chức năng cần thiết quan trọng và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp, bạn cần trả lời một số câu hỏi sau để tìm ra nhu cầu của mình:

Hiện tại mức tiêu thụ in ấn giấy của bạn là bao nhiêu bản?

Trả lời câu hỏi này sẽ giúp bạn quyết định có nên thuê máy photocopy không. Hãy xem khối lượng đầu ra thành phẩm tài liệu trung bình một tháng để quyết định máy photocopy nào phù hợp với nhu cầu của bạn.

Ngoài ra nếu khối lượng bản in lớn chỉ trong tình huống ngắn hạn hoặc bạn dự kiến sao chép số lượng lớn một cách nhất quán, các hợp đồng thuê dài được cung cấp mức giá tốt hơn nên bạn có thể tính toán để lựa chọn.

Bạn cần máy in có tốc độ bao nhiêu? 25 – 35 – 50 – hay 90ppm?

Tốc độ in chính là yếu tố quyết định giúp các doanh nghiệp chọn máy. Tốc độ in thay đổi tùy theo nhà sản xuất và kiểu máy nhưng tốc độ thông thường là in 20ppm (số trang mỗi phút) hoặc thấp phù hợp với các văn phòng nhỏ, khối lượng in ít.

Với những văn phòng cỡ trung bình hoặc đang phát triển thì nên lựa chọn những máy in có tốc độ cao hơn. Các máy cao cấp có thể đáp ứng tốc độ in vượt quá 100 bản mỗi phút là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp hoặc văn phòng lớn có nhu cầu cao.

Công việc có yêu cầu in, photo, scan 2 mặt bản gốc bản sao tự động copy không?

Photocopy tài liệu hai mặt là tính năng cho phép xử lý in ấn xảy ra đồng thời ở cả hai mặt giúp tiết kiệm giấy và chi phí. Bạn có thể tính toán lựa chọn để phù hợp với doanh nghiệp của mình.

Doanh nghiệp của bạn có cần các chưa năng bổ sung như Wifi, fax, scan email. Scan folder không?

Nhu cầu của bạn có cần yêu cầu kết nối không dây từ máy photocopy hay không? Đối với các doanh nghiệp lớn, nơi nhiều người sử dụng một máy photocopy với máy in nên những kết nối cố định thường hạn chế. In mạng cho phép người dùng in tài liệu ngay cả khi không ở gần máy. Điều này giúp tăng hiệu suất công việc cũng như rất hữu ích khi có nhiều người cùng sử dụng một máy.

Bạn đã lựa chọn được cho mình thiết bị máy photocopy phù hợp với doanh nghiệp của mình chưa? Hãy liên hệ ngay với Công Ty Cổ Phần Thiết Bị Văn Phòng Mai Hoàng – đơn vị cho thuê máy photocopy chuyên nghiệp toàn quốc để được tư vấn thuê máy đáp ứng nhu cầu công việc của bạn.

Chúng tôi cung cấp giải pháp thuê máy thông minh dịch vụ chuyên nghiệp hiện đại phù hợp với thời buổi công nghiệp 4.0

CHO THUÊ MÁY PHOTOCOPY TẠI TPHCM – BÌNH DƯƠNG – LONG AN – ĐỒNG NAI VÀ TOÀN QUỐC

Các Bình Luận

Bình luận