Chọn phương án · Mai Hoàng
Nên mua hay thuê máy photocopy? Câu trả lời phụ thuộc vào thời gian dùng, sản lượng, dòng tiền và khả năng tự quản lý thiết bị.
Đừng chỉ đặt giá mua cạnh tiền thuê một tháng. Hãy so tổng chi phí trong cùng khoảng thời gian, với cấu hình máy và phạm vi dịch vụ tương đương.
01 / Bắt đầu từ cách sử dụng
Khi nào nên mua, khi nào nên thuê?
Cân nhắc mua khi
- Nhu cầu tương đối ổn định và dự kiến dùng máy lâu dài.
- Có ngân sách đầu tư ban đầu, muốn chủ động sở hữu và thời điểm thay máy.
- Có người quản lý vật tư, lịch bảo trì hoặc đã có đối tác dịch vụ phù hợp.
- Đã tính cả vật tư, sửa chữa và giá trị thu hồi theo tình trạng máy thực tế.
Cân nhắc thuê khi
- Muốn phân bổ chi phí theo kỳ thay vì chi một lần để mua máy.
- Cần máy cho dự án, văn phòng mới hoặc nhu cầu có thể thay đổi.
- Ưu tiên có đầu mối phụ trách thiết bị và hỗ trợ kỹ thuật theo hợp đồng.
- Chấp nhận các điều kiện về định mức, thời hạn, sử dụng và hoàn trả máy.
Sản lượng thấp không tự động đồng nghĩa nên mua; sản lượng cao cũng không tự động đồng nghĩa nên thuê. Cần tính theo báo giá thực tế và mức độ gián đoạn công việc mà doanh nghiệp có thể chấp nhận. Xem dịch vụ cho thuê máy photocopy nếu bạn muốn làm rõ các lựa chọn thuê.
02 / So cùng điều kiện
So sánh mua và thuê máy photocopy
| Tiêu chí | Mua máy | Thuê máy |
|---|---|---|
| Chi phí ban đầu | Giá máy, phụ kiện, giao lắp và cấu hình theo báo giá. | Tiền cọc và phí triển khai nếu có; kiểm tra thời điểm phải thanh toán. |
| Chi phí định kỳ | Mực, vật tư, bảo trì, sửa chữa và các khoản vận hành chưa bao gồm. | Phí cố định, phần vượt định mức và các khoản ngoài gói. |
| Hỗ trợ kỹ thuật | Theo bảo hành và hợp đồng bảo trì riêng, nếu có. | Theo phạm vi, thời gian và điều kiện trong hợp đồng thuê. |
| Thay đổi nhu cầu | Cần nâng cấp, bán lại hoặc mua thêm; giá trị bán lại không chắc chắn. | Có thể thương lượng đổi máy hoặc gói; không mặc định đổi miễn phí. |
| Khi kết thúc sử dụng | Còn thiết bị để tiếp tục dùng, thanh lý hoặc xử lý theo tình trạng. | Hoàn trả và đối soát theo hợp đồng; mua lại chỉ khi có thỏa thuận riêng. |
| Việc cần quản lý | Tuổi thọ máy, dự phòng sửa chữa, vật tư và lịch bảo trì. | Counter, định mức, chất lượng dịch vụ, kỳ hạn và các khoản phát sinh. |
Để tránh so lệch, hai phương án cần có cùng nhu cầu in màu hoặc trắng đen, khổ giấy, tính năng scan, mức sản lượng và yêu cầu hỗ trợ. Máy mới và máy đã qua sử dụng cần được đối chiếu thêm về tình trạng, bảo hành và cấu hình.
03 / Nhập số liệu của bạn
Ước tính tổng chi phí mua–thuê
Công cụ dành cho phương án một loại bản in, sản lượng ổn định mỗi tháng. Nếu có cả màu và trắng đen hoặc sản lượng biến động, hãy tính riêng từng nhóm và từng kỳ.
Công thức để tự đối chiếu
Mua: giá mua + số tháng × chi phí mực, vật tư, bảo trì mỗi tháng − giá trị thu hồi cuối kỳ.
Thuê: số tháng × [phí thuê cố định + số trang vượt định mức × đơn giá vượt]. Số trang vượt bằng phần sản lượng lớn hơn định mức; nếu không vượt thì bằng 0.
Ví dụ mặc định: mua = 36.000.000 + 36 × 600.000 − 6.000.000 = 51.600.000 đồng. Thuê = 36 × [1.100.000 + 1.000 × 120] = 43.920.000 đồng.
Nếu tháng nào sản lượng khác nhau hoặc gói có mức phí bậc thang, tính từng tháng rồi cộng lại. Xem cách tính tiền thuê máy theo counter để đối chiếu hóa đơn.
04 / Quyết định có cơ sở
Đề nghị hai báo giá có thể đối chiếu
- Mô tả cùng một nhu cầu: địa điểm, sản lượng, số người dùng, màu hoặc trắng đen, A3/A4, scan và thời gian sử dụng.
- Xin bảng tách khoản: giá máy hoặc phí thuê, vật tư, hỗ trợ, giao lắp, thuế và các khoản loại trừ.
- Thử thêm kịch bản: sản lượng tăng, giảm hoặc cần kết thúc sớm. Cập nhật cả chi phí vận hành của phương án mua khi đổi sản lượng.
- Xem khả năng vận hành: ai báo lỗi, ai chốt counter, khi nào có hỗ trợ và phương án lúc máy dừng.
- Đọc điều kiện trước khi chọn: tham khảo 9 mục cần làm rõ trong hợp đồng thuê máy photocopy.
Câu hỏi thường gặp
Thuê máy có luôn tiết kiệm hơn mua không?
Không. Kết quả thay đổi theo thời gian sử dụng, sản lượng, phí thuê, vật tư, sửa chữa và giá trị thu hồi. Hãy so các khoản trong cùng thời kỳ và tính thêm tình huống khác với kế hoạch ban đầu.
Văn phòng ít in nên chọn phương án nào?
Kiểm tra cả việc có cần máy photocopy A3 đa chức năng hay chỉ cần thiết bị nhỏ hơn. Với nhu cầu ít, phí cố định và cấu hình thừa có thể ảnh hưởng nhiều tới chi phí trên mỗi trang.
Doanh nghiệp cần máy gấp có nên thuê?
Thuê là một lựa chọn cần xem xét, nhưng thời điểm bàn giao phụ thuộc cấu hình sẵn có, địa chỉ và việc chuẩn bị lắp đặt. Hãy xác nhận lịch giao và nghiệm thu trước khi quyết định.
Công cụ này có tính khấu hao kế toán không?
Không. Công cụ so các khoản chi dự kiến và giá trị thu hồi, không tính khấu hao, thuế hoặc phương án tài trợ. Các nội dung kế toán cần được xử lý theo hồ sơ và điều kiện của doanh nghiệp.
Cùng Mai Hoàng chọn phương án phù hợp
Cho chúng tôi biết sản lượng, thời gian dùng và yêu cầu vận hành. Bạn sẽ có cơ sở trao đổi về cấu hình và phạm vi dịch vụ cho phương án cần xem xét.
Tham khảo phương pháp tổng chi phí sở hữu: Ricoh — Total cost of ownership. Công cụ trên là mô hình rút gọn với các giả định được ghi rõ.
Máy photocopy văn phòng nên mua máy photocopy hay đi thuê máy photocopy – Lợi ích của 2 giải pháp
Chia sẽ Sự thật bí quyết để bạn có thể thuê được máy photocopy phục vụ cho công việc in ấn cho văn phòng công ty của mình !!!