Hướng dẫn cài Scan to folder (SMB) trên tất cả Model dòng máy RICOH 2025

Để cài đặt chức năng “Scan to Folder” (Quét vào thư mục) trên máy photocopy Ricoh, bạn cần cấu hình cả máy tính (nơi lưu trữ thư mục) và máy photocopy. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết theo các bước, áp dụng cho hệ điều hành Windows:

Phần 1: Chuẩn bị trên máy tính (Tạo và chia sẻ thư mục)

Tạo thư mục:
- Trên máy tính của bạn, tạo một thư mục mới mà bạn muốn lưu tài liệu đã quét vào (ví dụ: “Scan” trên màn hình nền hoặc trong thư mục Documents của bạn).
Chia sẻ thư mục:
- Nhấp chuột phải vào thư mục vừa tạo và chọn Properties (Thuộc tính).
- Chuyển đến tab Sharing (Chia sẻ).
- Nhấp vào Advanced Sharing… (Chia sẻ nâng cao).
- Đánh dấu chọn vào ô Share this folder (Chia sẻ thư mục này).
- Nhấp vào Permissions (Quyền).
- Đảm bảo rằng “Everyone” (Mọi người) có quyền Full Control (Toàn quyền kiểm soát) (hoặc ít nhất là “Change” và “Read”). Nếu bạn muốn giới hạn quyền truy cập, bạn có thể xóa “Everyone” và thêm người dùng/nhóm cụ thể với các quyền cần thiết. Nhấp OK hai lần.
- Ghi lại Network Path (Đường dẫn mạng) của thư mục (ví dụ: \\Tên_Máy_Tính_Của_Bạn\Scan). Bạn sẽ cần đường dẫn này sau.
Điều chỉnh cài đặt mạng và chia sẻ:
- Vào Control Panel (Bảng điều khiển) > Network and Sharing Center (Trung tâm mạng và chia sẻ).
- Nhấp vào Change advanced sharing settings (Thay đổi cài đặt chia sẻ nâng cao).
- Mở rộng hồ sơ bạn đang sử dụng (ví dụ: “Private” hoặc “All Networks”).
- Trong phần “File and printer sharing”, đảm bảo Turn on file and printer sharing (Bật chia sẻ tệp và máy in) được chọn.
- Trong phần “Password protected sharing”, chọn Turn off password protected sharing (Tắt chia sẻ được bảo vệ bằng mật khẩu). (Điều này giúp việc cài đặt dễ dàng hơn, nhưng hãy cân nhắc về mặt bảo mật mạng của bạn. Nếu bạn cần bảo vệ bằng mật khẩu, bạn sẽ cần nhập thông tin đăng nhập của máy tính vào máy Ricoh sau này).
- Nhấp Save changes (Lưu thay đổi).
Bật SMB 1.0/CIFS File Sharing (đối với Windows 10/11):
- Điều này thường được yêu cầu đối với các mẫu Ricoh cũ hơn để giao tiếp qua SMB.
- Vào Control Panel (Bảng điều khiển) > Programs (Chương trình) > Programs and Features (Chương trình và Tính năng).
- Nhấp vào Turn Windows features on or off (Bật hoặc tắt tính năng Windows) ở thanh bên trái.
- Cuộn xuống và tìm SMB 1.0/CIFS File Sharing Support.
- Đánh dấu chọn cả ba ô con: SMB 1.0/CIFS Automatic Removal, SMB 1.0/CIFS Client, và SMB 1.0/CIFS Server.
- Nhấp OK và khởi động lại máy tính nếu được yêu cầu.
Tắt Tường lửa (Tạm thời, để khắc phục sự cố):
- Đôi khi, Tường lửa Windows hoặc phần mềm chống vi-rút/tường lửa của bên thứ ba có thể chặn kết nối. Tạm thời tắt chúng để kiểm tra kết nối. Nếu quá trình quét hoạt động, bạn sẽ cần tạo một ngoại lệ cho địa chỉ IP của máy Ricoh trong cài đặt tường lửa của mình.

Phần 2: Cấu hình trên máy photocopy Ricoh (qua Web Image Monitor)

Tìm địa chỉ IP của máy photocopy Ricoh:
- Trên bảng điều khiển của máy photocopy Ricoh, tìm “User Tools/Counter”, “System Settings” hoặc tương tự.
- Điều hướng đến “Interface Settings” hoặc “Network Settings” để tìm địa chỉ IPv4 của máy.
Tru cập Web Image Monitor:
- Mở một trình duyệt web trên máy tính của bạn (thường khuyến nghị sử dụng Internet Explorer cho các mẫu cũ hơn, nhưng các trình duyệt hiện đại thường hoạt động tốt).
- Nhập địa chỉ IP của máy photocopy Ricoh vào thanh địa chỉ và nhấn Enter. Thao tác này sẽ mở Web Image Monitor.
Đăng nhập:
- Tìm nút “Login” (Đăng nhập), thường ở góc trên bên phải.
- Tên người dùng mặc định thường là admin và mật khẩu có thể để trống hoặc (empty string). Nếu không, hãy kiểm tra hướng dẫn sử dụng máy photocopy của bạn hoặc hỏi quản trị viên IT.
Thêm đích đến quét (Mục trong Sổ địa chỉ):
- Sau khi đăng nhập, điều hướng đến Device Management (Quản lý thiết bị) > Address Book (Sổ địa chỉ).
- Tìm một tùy chọn như Add User (Thêm người dùng) hoặc Add New Destination (Thêm đích đến mới).
- Chọn Folder Destination (Đích đến thư mục) (hoặc tương tự, cho biết gửi đến thư mục).
- Nhấp Next (Tiếp theo).
Nhập thông tin đích đến:
- Name (Tên): Đặt tên dễ nhận biết cho đích đến quét này (ví dụ: “Scan Cua Toi”, “Scan Van Phong”). Đây là tên sẽ hiển thị trên bảng điều khiển của máy photocopy.
- Protocol (Giao thức): Chọn SMB (Server Message Block). Đây là giao thức phổ biến nhất để quét vào các thư mục chia sẻ của Windows.
- Path (Đường dẫn): Đây là nơi bạn nhập đường dẫn mạng mà bạn đã ghi lại trước đó. Nó phải ở định dạng: \\Tên_Máy_Tính_Của_Bạn\Tên_Thư_Mục_Đã_Chia_Sẻ (ví dụ: \\MYPC\Scan).
  - Quan trọng: Nếu tên máy tính của bạn có dấu cách, bạn có thể cần sử dụng địa chỉ IP thay thế: \\192.168.1.100\Scan (thay thế bằng địa chỉ IP thực của máy tính bạn).
- Login Username (Tên người dùng đăng nhập): Nếu bạn đã tắt chia sẻ được bảo vệ bằng mật khẩu, bạn có thể để trống. Nếu bạn đã bật, hãy nhập tên người dùng đăng nhập Windows của máy tính lưu trữ thư mục chia sẻ.
- Login Password (Mật khẩu đăng nhập): Nếu bạn đã bật chia sẻ được bảo vệ bằng mật khẩu, hãy nhập mật khẩu đăng nhập Windows cho người dùng đó. Nếu không, hãy để trống.
- Folder Authentication (Xác thực thư mục): Nếu máy tính của bạn thuộc một domain, bạn có thể cần chỉ định domain và người dùng ở đây. Đối với máy tính độc lập, tên người dùng/mật khẩu đăng nhập tiêu chuẩn là đủ.
Lưu và kiểm tra:
- Nhấp OK hoặc Next để lưu mục nhập.
- Nhiều mẫu Ricoh có nút “Connection Test” (Kiểm tra kết nối) trong Web Image Monitor cho đích đến vừa tạo. Sử dụng tính năng này để xác minh kết nối. Nếu thành công, bạn đã hoàn tất.

Phần 3: Thực hiện quét từ máy photocopy Ricoh

Đặt bản gốc: Đặt tài liệu của bạn vào bộ nạp tài liệu tự động (ADF) hoặc lên mặt kính quét.
Chọn chức năng Scan: Trên bảng điều khiển của máy Ricoh, nhấn nút Scanner (Máy quét).
Chọn đích đến: Chọn To Folder (Vào thư mục) (hoặc tương tự) trên màn hình.
Chọn đích đến của bạn: Bạn sẽ thấy tên bạn đã đặt trong sổ địa chỉ (ví dụ: “Scan Cua Toi”). Chọn nó.
Điều chỉnh cài đặt (Tùy chọn): Thay đổi cài đặt quét như màu/trắng đen, độ phân giải, định dạng tệp (PDF, JPEG, v.v.) nếu cần.
Bắt đầu quét: Nhấn nút Start (Bắt đầu).

Mẹo khắc phục sự cố:

Kiểm tra kỹ địa chỉ IP và đường dẫn: Lỗi phổ biến là lỗi đánh máy trong địa chỉ IP hoặc đường dẫn thư mục chia sẻ.
Tường lửa: Đảm bảo tường lửa của máy tính bạn không chặn kết nối.
SMB 1.0: Xác minh rằng SMB 1.0 đã được bật trên Windows.
Quyền người dùng: Đảm bảo thư mục chia sẻ có đủ quyền để máy Ricoh ghi tệp.
Tên máy tính so với địa chỉ IP: Thử sử dụng địa chỉ IP của máy tính trong đường dẫn thay vì tên máy tính nếu bạn gặp sự cố, đặc biệt là trong các mạng có vấn đề về DNS.
Kết nối mạng: Ping địa chỉ IP của máy Ricoh từ máy tính của bạn và thử ping địa chỉ IP của máy tính từ máy Ricoh (nếu có tính năng này) để đảm bảo kết nối mạng cơ bản.
Firmware: Đảm bảo firmware của máy photocopy Ricoh của bạn được cập nhật.