Chọn gói thuê máy photocopy theo nhu cầu và tổng chi phí

Một gói thuê phù hợp cần đáp ứng công việc với tổng chi phí có thể theo dõi. Chọn máy chỉ theo tốc độ hoặc chỉ theo phí thuê dễ bỏ sót nhu cầu scan, thời gian cao điểm và các khoản ngoài gói. Hãy xác định cách sử dụng trước khi so sánh model và điều kiện thuê.

Ghi nhận sản lượng và mức độ tập trung công việc

Tách số trang in, copy và scan dự kiến; nếu có in màu, ghi riêng tỷ lệ màu. Xem công việc phân bố đều hay tập trung vào thời điểm chốt hồ sơ. Cũng cần biết số người dùng, khổ giấy và loại tài liệu. Dữ liệu từ bộ đếm hoặc lịch sử công việc sẽ hữu ích hơn một ước lượng chung theo số nhân viên, vì cách sử dụng của từng đơn vị khác nhau.

Đối chiếu chức năng trước khi nhìn tốc độ

Cần kiểm tra khổ in, khổ scan, bộ nạp bản gốc, đảo mặt và khả năng làm việc qua mạng. Tốc độ công bố phải được đọc cùng khổ giấy và điều kiện đo của hãng. Đối với scan, hãy xem cả việc đưa bản gốc vào và lưu file đúng nơi nhận. Những yêu cầu như OCR, phân quyền màu, giữ lệnh in hoặc thống kê phòng ban cần được xác nhận theo model, phụ kiện và giấy phép.

Lập bảng tổng chi phí cho cùng sản lượng

Đặt các phương án lên cùng mức sử dụng dự kiến để so sánh. Bảng cần có phí thuê cố định, phần vượt định mức, phí scan nếu áp dụng và các khoản ngoài gói. Tách riêng cách tính đen trắng, màu, A3 và hai mặt để tránh hiểu khác nhau. Đồng thời xác nhận giấy, mực, vật tư, bảo trì, phần mềm, giao lắp và thuế đã bao gồm hay chưa trong từng phương án.

Thống nhất cách theo dõi và điều chỉnh gói

Cần chốt counter đầu kỳ, kỳ đối soát, người xác nhận và cách xử lý khi sản lượng thay đổi. Nếu hoạt động tăng mạnh hoặc phát sinh thêm địa điểm, nên trao đổi trước điều kiện bổ sung máy hoặc điều chỉnh cấu hình. Phạm vi hỗ trợ kỹ thuật và phương án khi máy ngừng hoạt động cũng cần được ghi rõ. Sau một thời gian sử dụng, có thể dựa vào số liệu thực tế để xem gói còn phù hợp hay không.

Khách hàng có thể xem máy photocopy theo nhu cầu rồi gửi Mai Hoàng sản lượng và công việc chính. Đề xuất cần thể hiện cấu hình, điều kiện đo tốc độ, định mức và các khoản chi phí để người phụ trách có thể kiểm tra.