Cách tính tiền thuê máy photocopy

admin — Sat, 11 Jul 2026 02:54:17 +0000

Hướng dẫn minh bạch chi phí thuê máy

Hiểu đúng counter, định mức miễn phí và phí vượt giúp doanh nghiệp
kiểm soát chi phí thuê máy photocopy mỗi tháng chính xác hơn,
tránh sai lệch khi đối soát và thanh toán.

Xem công thức tính
Xem dịch vụ thuê máy

Chốt counter

Lấy chỉ số cuối kỳ trừ chỉ số đầu kỳ để xác định số trang in và copy
đã sử dụng trong tháng.

Trừ định mức

Số trang nằm trong định mức đã được bao gồm trong phí thuê cố định,
chỉ phần vượt mới tính thêm.

Tính tổng chi phí

Tổng thanh toán bằng phí thuê cố định cộng phí trang vượt, VAT
và dịch vụ phát sinh hợp lệ nếu có.

Khi sử dụng

dịch vụ cho thuê máy photocopy
,
khách hàng thường đăng ký một gói có phí cố định và định mức số trang
được sử dụng mỗi tháng. Định mức có thể được tính chung hoặc tách riêng
giữa trang trắng đen và trang màu.

Trước khi tính chi phí, Anh/Chị nên xem bài

counter máy photocopy là gì

để hiểu cách máy ghi nhận sản lượng in, copy và cách chốt chỉ số đầu kỳ,
cuối kỳ trong quá trình thuê.

1. Tiền thuê máy photocopy gồm những khoản nào?

Một bảng đối soát chi phí thuê máy photocopy rõ ràng thường gồm
năm nhóm thông tin dưới đây.

Khoản chi phí	Nội dung	Cách kiểm tra
Phí thuê cố định	Khoản phí trả hằng tháng để sử dụng máy, phụ kiện và các dịch vụ được ghi trong hợp đồng.	Đối chiếu báo giá, hợp đồng hoặc phụ lục đang có hiệu lực.
Định mức miễn phí	Số trang in và copy đã được bao gồm trong phí thuê cố định.	Kiểm tra định mức trắng đen, màu và cách quy đổi khổ giấy.
Phí vượt trắng đen	Phí tính cho từng trang trắng đen sử dụng vượt định mức.	Số trang vượt trắng đen nhân đơn giá tương ứng.
Phí vượt màu	Phí tính cho từng trang màu sử dụng vượt định mức màu.	Tách counter màu và nhân với đơn giá trang màu.
VAT và dịch vụ thêm	Thuế VAT hoặc hạng mục ngoài phạm vi hợp đồng nếu phát sinh.	Phải có chứng từ, báo giá hoặc xác nhận của hai bên.

Lưu ý: giấy in thường do khách hàng chuẩn bị.
Mực, vật tư, linh kiện, công bảo trì và sửa chữa có được bao gồm
hay không phải căn cứ vào hợp đồng của từng gói thuê.

2. Công thức tính tiền thuê máy photocopy theo counter

Bước 1: Tính sản lượng sử dụng trong kỳ

Công thức sản lượng

Số trang sử dụng = Counter cuối kỳ − Counter đầu kỳ

Nên lưu ảnh hoặc phiếu counter tại cả hai thời điểm.

Ví dụ counter đầu tháng là 125.000, counter cuối tháng
là 132.200.

Số trang sử dụng trong tháng:
132.200 − 125.000 = 7.200 trang.

Đối với dòng Ricoh IM Series, Anh/Chị có thể thực hiện theo

hướng dẫn in counter Ricoh IM

để lấy phiếu tổng sản lượng và gửi cho bộ phận kế toán đối soát.

Bước 2: Xác định số trang vượt định mức

Công thức trang vượt

Số trang vượt = Số trang sử dụng − Định mức đã bao gồm

Nếu số trang sử dụng thấp hơn hoặc bằng định mức thì số trang vượt
được tính bằng 0.

Bước 3: Tính phí vượt

Công thức phí vượt

Phí vượt = Số trang vượt × Đơn giá mỗi trang

Bước 4: Tính tổng tiền thanh toán

Tổng chi phí trong kỳ

Tổng tiền = Phí thuê cố định + Phí vượt + Thuế và dịch vụ thêm

Nếu doanh nghiệp không sử dụng vượt định mức và không có dịch vụ
ngoài hợp đồng, số tiền trước thuế thường bằng phí thuê cố định.

3. Ví dụ tính tiền thuê máy photocopy trắng đen

B/W

Ví dụ minh họa cho gói máy trắng đen

Phí thuê cố định: 1.000.000 đồng/tháng.
Định mức đã bao gồm: 5.000 trang/tháng.
Đơn giá vượt: 130 đồng/trang.
Sản lượng thực tế: 7.200 trang.

Số trang vượt
7.200 − 5.000 = 2.200 trang

Phí trang vượt
2.200 × 130 = 286.000 đồng

Phí thuê cố định
1.000.000 đồng

Tổng chi phí trước thuế

1.000.000
+
286.000

=
1.286.000 đồng

Các mức phí trong ví dụ chỉ dùng để minh họa công thức.
Báo giá thực tế phụ thuộc model, công suất, địa điểm lắp đặt,
sản lượng và điều kiện dịch vụ của từng hợp đồng.

4. Ví dụ tính tiền thuê máy photocopy màu

Máy photocopy màu thường có counter trắng đen và counter màu riêng.
Hai sản lượng phải được tách riêng vì đơn giá trang màu cao hơn trang
trắng đen.

COLOR

Ví dụ minh họa cho gói máy photocopy màu

Phí thuê cố định: 1.500.000 đồng/tháng.
Miễn phí: 3.000 trang trắng đen.
Miễn phí: 2.000 trang màu.
Vượt trắng đen: 200 đồng/trang.
Vượt màu: 1.100 đồng/trang.
Thực tế: 4.200 trang trắng đen và 2.350 trang màu.

Trắng đen vượt
4.200 − 3.000 = 1.200 trang

Phí vượt trắng đen
1.200 × 200 = 240.000 đồng

Trang màu vượt
2.350 − 2.000 = 350 trang

Phí vượt màu
350 × 1.100 = 385.000 đồng

Tổng chi phí trước thuế

1.500.000
+
240.000
+
385.000

=
2.125.000 đồng

5. Cách tính trang A3, A4 và bản in hai mặt

Khổ giấy

Trang A3 có thể được quy đổi

Một số hợp đồng quy đổi một trang A3 thành hai trang A4 vì
diện tích in A3 lớn gấp đôi A4. Cách quy đổi phải được ghi rõ
trong hợp đồng, không nên tự suy đoán.

In hai mặt

Counter tính theo mặt in

Một tờ giấy được in cả mặt trước và mặt sau thường tạo ra
hai mặt in, do đó có thể được ghi nhận là hai counter.

Scan

Scan thường không tính như bản in

Scan không sử dụng mực và không tạo bản in trên giấy.
Việc theo dõi hoặc tính phí scan, nếu có, phải được quy định riêng.

Trang kỹ thuật

Nên tách bản test của kỹ thuật

Trang test phục vụ sửa chữa, căn chỉnh hoặc bảo trì nên được
ghi nhận riêng để tránh cộng nhầm vào sản lượng của khách hàng.

Trước khi ký hợp đồng, hãy yêu cầu đơn vị cho thuê ghi rõ cách tính
A3, A4, hai mặt, trang màu, trang trắng đen và trang test kỹ thuật.

6. Cách chọn gói thuê máy photocopy phù hợp

Doanh nghiệp nên thống kê sản lượng in và copy trong khoảng hai đến
ba tháng. Sau đó chọn định mức gần với sản lượng trung bình và dự phòng
thêm cho những tháng có nhu cầu cao.

Nhu cầu	Cấu hình gợi ý	Lưu ý khi chọn gói
Văn phòng nhỏ	Máy trắng đen khoảng 25–30 trang/phút.	Chọn định mức vừa phải, tránh trả phí cho công suất không sử dụng.
Văn phòng nhiều phòng ban	Máy 35–50 trang/phút, khay nạp bản gốc và scan mạng.	Cần kiểm tra số người dùng, dung lượng file và nhu cầu scan.
Kho, xưởng, trường học	Máy tốc độ cao, khay giấy lớn và độ bền tốt.	Ưu tiên khả năng đáp ứng sản lượng cao và máy thay thế.
Phòng marketing, thiết kế	Máy photocopy màu A3, scan màu và in hai mặt.	Phải tách rõ định mức màu và trắng đen.

Với doanh nghiệp xây dựng, bất động sản hoặc đơn vị thường xuyên xử lý
hồ sơ khổ A3, có thể tham khảo thêm giải pháp

Thuê máy photocopy cho nhà thầu và công ty xây dựng
.

7. Quy trình đối soát counter minh bạch mỗi tháng

Chốt đúng ngày

Chọn một ngày cố định mỗi tháng để hạn chế sai lệch kỳ tính.

Lưu bằng chứng

Chụp màn hình counter hoặc in phiếu tổng sản lượng từ máy.

Lập bảng tính

Ghi counter đầu kỳ, cuối kỳ, định mức và số trang vượt.

Xác nhận hai bên

Gửi bảng đối soát trước khi lập hóa đơn hoặc thu tiền.

Ghi rõ model, mã tài sản hoặc số serial của máy.
Ghi địa điểm và phòng ban đang sử dụng máy.
Tách counter trắng đen và màu đối với máy màu.
Ghi số trang test nếu kỹ thuật vừa bảo trì hoặc sửa chữa.
Đính kèm ảnh counter đầu kỳ và cuối kỳ.
Áp dụng đúng định mức và đơn giá trong hợp đồng.
Gửi bảng đối soát cho khách hàng kiểm tra.

8. Những nội dung cần kiểm tra trong hợp đồng thuê máy

Thông tin máy

Model, tốc độ, chức năng in, copy, scan, khay giấy,
khay nạp bản gốc và phụ kiện đi kèm.

Chi phí và định mức

Phí thuê cố định, định mức trắng đen, định mức màu,
đơn giá vượt và cách tính khổ A3.

Phạm vi kỹ thuật

Mực, vật tư, linh kiện, bảo trì, sửa chữa và điều kiện
cung cấp máy thay thế.

Thanh toán và hóa đơn

Kỳ thanh toán, VAT, hình thức xuất hóa đơn, chốt counter
và thủ tục xác nhận công nợ.

Không nên cộng thêm chi phí khi chưa có căn cứ

Phụ phí không có trong hợp đồng hoặc phụ lục.
Phí vượt khi chưa xác định được counter đầu kỳ và cuối kỳ.
Chi phí sửa chữa nằm trong phạm vi bảo trì trọn gói.
Vật tư đã được ghi rõ là bao gồm trong phí thuê.
Chi phí phát sinh chưa được khách hàng xác nhận.

Khách hàng đang sở hữu máy riêng thay vì thuê có thể xem

Dịch vụ bảo trì máy photocopy tận nơi

Hoặc

Dịch vụ sửa máy photocopy

để so sánh với chi phí thuê trọn gói.